Erhebliche Zeitersparnis: diese 10 Tools im Arbeitsalltag nutzen!

Mit diesen Tools auf Erfolgskurs: was es für Hilfsmittel gibt und welche unterstützende Rolle diese im Arbeitsalltag spielen können, zeige ich im neuen Video.

✔️ Technische Hilfsmittel (Software & Hardware)

✔️ Zeitersparnis

✔️ Aufwandsminimierung

✔️ Automatismen

✔️ Empfehlung zur Umsetzung

Der Arbeitsalltag kann manchmal sehr stressig sein, doch wie heißt es so schön? „Work smart, not hard“. In diesem Sinne präsentiere ich Dir meine Top 10 Gadgets, die mir den Alltag erleichtern und unheimlich Zeit sparen.

Meine Nr.1 ist eine Hardware namens „Stream Deck“, der Schnellzugriff für den Alltag. Es ist ein kleiner programmierbarer Bildschirm mit 3×5 Knöpfen. Auf diese Knöpfe kann man z.B. für eine erleichterte Video-Produktion verschiedene Video-Sequenz-Arten legen und diese dann per Knopfdruck während des Drehs einspielen.

Eine zweite Unterstützung ist mir die Software „Microsoft Power Automate“, welche bei Microsoft 365 enthalten ist. Verschiedene Dinge im SEO-Bereich können damit sowohl im Web als auch auf dem PC (teil-) automatisiert werden, z.B. den Webcrawler durchlaufen und so Daten analysieren zu lassen.

Das dritte Tool nennt sich „OBS Studio“: mithilfe dieser Software lassen sich Videos im Handumdrehen aufnehmen, schneiden und bearbeiten. Damit ist sie ein echter Zeitsparer.

Eine Technik, die sich in der VOLL GmbH bewährt hat, ist meine Nummer Vier – das interne Firmen-WIKI. Hier werden Anleitungen zu Arbeitsprozessen, Einarbeitungen und vieles mehr dokumentiert, die für jedes Teammitglied zur Verfügung stehen. Das garantiert eine sehr gute Arbeitsweise und Aufgabenerledigung.

Ein etwas veraltetes Gadget ist die fünfte Gedankenstütze: das Diktiergerät hilft mir täglich dabei, meine Ideen zu verschiedenen Projekten, Aufgaben oder sogar Inhalte von Mails festzuhalten, auch während der Autofahrt. Für den PC gibt es dazu eine spracherkennende Software, die alles verschriftlicht, oder ich bitte meine Assistentin, meine Worte zu notieren.

Wer kennt es nicht – man möchte einen Termin ausmachen, doch das endet mit vielen Textnachrichten? Das ist vermeidbar mit „Calendly“, meinem sechsten empfehlenswerten Tool! Die Nutzung dieser Terminvereinbarungserleichterung ist simpel: man hinterlegt seine eigenen Termine und lässt die andere Person sehen, wann es passt oder nicht. Auf diese Weise trägt diese Person ihren Termin ein und erhält einen automatischen Kalendereintrag mit Erinnerung und sogar einer Erinnerungsmail.

Bei meiner siebten Empfehlung handelt es sich um eine App für iOS. Mit „Kurzbefehle“ automatisiere ich mein Handy für z.B. eine effektive Tagesplanung. Tagesziele und -aufgaben werden durch eine automatische Erinnerung nicht vergessen.

Um langfristig Ziele im Überblick zu haben und eine Struktur zu finden,

führe ich ein Unternehmer-Tagebuch, mein Tool Nummer Acht. Hier halte ich nicht nur Quartals- oder Jahresziele der Firma fest, sondern auch Aufgaben, die ich heute erledigen kann, um etwas zu diesen Zielen beizutragen. So auch werden vermeidbare Dinge oder auch Tagesreflektionen mit z.B. drei Tageserfolgen notiert.

Gadget Nummer Neun ist die Software „Make“, eine Automationshilfe. Sie macht es möglich, verschiedene Schnittstellen von verschiedenen Programmen anzuzapfen und deren Daten in Austausch zu bringen. Das ist sehr hilfreich für die Abrechnung, die somit automatisch abläuft, oder das automatische Sichten und Aufbereiten von Lead-Daten für den Kunden.

Ein letzter Alltagshelfer stellt ein CRM-System dar, ein „customer relationship system“. Idealerweise ist dieses mit der Buchhaltung, dem Vertrieb und dem Marketing verknüpft. Man erhält einen Überblick über die Kundenverwaltung, z.B. offene Zahlungen oder eventuelle Mahnverfahren, die Marketingaktivität, die wir ausspielen, sowie die Qualität der Kundenbeziehung. Das erleichtert die Entscheidung, mit wem man zusammenarbeiten möchte.

Die Aufgaben türmen sich und benötigen mehr Zeit als der Tag Stunden hat? Du möchtest aufwändige Prozesse vereinfachen, strukturierter arbeiten und viel Zeit sparen?

Wir helfen Dir dabei! Überzeuge Dich selbst, was wir für unsere zufriedenen Kunden tun konnten.

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