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Produktivere Video-Konferenzen: So geht es!
Du willst produktivere Meetings und bessere Video-Konferenzen? Die Best-Practice der VOLL GmbH erkläre ich im Video
✔️ Hauptprobleme der Konferenzen
✔️ Strategien für weniger Meetings
✔️ Mehr in Meetings erreichen
✔️ Kleine Tricks und Kniffe
Das Arbeiten von zu Hause, das Home-Office, ist vor allem seit der Corona-Pandemie in aller Munde und erntet Kritik: hat man zu Hause dieselbe Disziplin wie im Büro? Hält man die Arbeitszeit ein? Bringen Online-Meetings etwas?
Sicherlich ist das kein leichtes Thema, doch wir haben aus unserer Erfahrung ein paar Tipps gefiltert, wie man die Hürde „Effizientes Online-Meeting“ meistert.
Gestalte Meetings nicht zu lang
Nach etwa 30 bis 45 Minuten lässt die Aufmerksamkeit nach und man wird hibbelig. Nicht nur wegen des Inputs, sondern wegen unserer schnelllebigen Welt. Hier bekommt man E-Mails, dort muss man noch eine Deadline einhalten usw. Ein größeres Thema, das besprochen werden muss, sollte in kleinere Abschnitte unterteilt und auf mehrere Meetings verteilt werden.
Ergo: die Zeit eines Meetings sollte idealerweise 30-40 Minuten betragen!
Lege eine Agenda fest
Vor jedem Meeting ist es wichtig, eine Struktur aufzubauen und diese dann einzuhalten. Bestenfalls überlegt man sich Themen, die besprochen werden müssen, und ein Outcome, also ein Ziel des Meetings. Der rote Faden soll eine Schwatzrunde verhindern.
Meeting oder E-Mail?
Frage Dich, ob ein Meeting sinnvoll ist oder ob der anzusprechende Punkt nicht auch in einer E-Mail verpackt werden kann. Viele Aspekte sind schriftlich sogar besser, denn dadurch hat man eine kleine Erinnerung und je nach Thema einen Nachweis, der Wort für Wort festgehalten wurde.
Halte die Anzahl der Teilnehmer möglichst gering
Zu viele Teilnehmer bedeuten Unübersichtlichkeit. Bei wenig Leuten hat man außerdem die Möglichkeit, besser aufeinander einzugehen, was besonders bei Rückfragen wichtig ist.
Wähle den richtigen Termin für ein Meeting
Calendly stellt ein hilfreiches Tool dar und vereinfacht die Suche nach einem geeigneten Termin, da es sich mit dem eigenen Terminkalender verbindet. Das Hin und Her per E-Mail ist damit abgeschafft.
Schreibe Notizen mit
Ein Protokoll des Meetings eignet sich bestens als Gedankenstütze, um alle Teilnehmer daran zu erinnern, was besprochen wurde.
Finde die richtige Meetingfrequenz
Abhängig vom Menschentyp werden entweder zu viele oder zu wenige Meetings abgehalten. In welche Richtung tendierst Du? Wenn Du das weißt, steuere dagegen (Bsp. Du bist jemand, der lieber kaum redet, also wenig Meetings abhält, demnach versuchst Du nun, 1-2 Meetings mehr zu setzen.)
Meeting auf Abruf
In einem Kunden-Meeting kann es vorkommen, dass dieser Kunde bspw. den Entwickler sprechen möchte. Dabei geht jedoch Zeit für die Entwicklung verloren. Um dem vorzubeugen, nimmt der Entwickler auf Abruf teil, d.h. wenn wirklich eine dringende Frage seitens des Kunden besteht, kann der Entwickler schnell mit zum Meeting hinzugezogen werden. So kann er während des eigentlichen Meetings weiterarbeiten und ist dennoch notfalls verfügbar. Wichtig ist eine Absprache vorher.
Miss die Zeiten
Wie viel Zeit verbringst Du mit Videokonferenzen, telefonieren, E-Mails checken und schreiben? Das Verhältnis von Anzahl der Meetings zu der Zeitverteilung auf diesen Medien sollte stimmen, um sich selbst zu kontrollieren.
Vermeide spontane Meetings
Normalerweise sind diese Meetings nämlich nicht strukturiert bzw. vorbereitet, können den ganzen Tagesablauf durcheinanderbringen und verleiten sogar zum Quatschen. Unsere Regel lautet daher: Meetings sind mindestens zwei Tage vorher anzukündigen. Notfälle sollten per Telefon geklärt werden.
Wende das 80/20-Prinzip an
Wer viele Meetings hat, der erzählt meistens alles doppelt. Um dies nervige Übel zu meiden, geht man nach dem 80/20-Prinzip vor: 80% standardisierte Meeting-Inhalte, 20% individuelle Kommunikation. Notiere Dir, welche Themen wiederkehre, also 80% der Inhalte einnehmen – diese können in Form von Anleitungen oder Videos abgehandelt werden, sodass jeder Mitarbeitende Zugriff auf die Antworten zu seinen Fragen hat. Wenn dann noch Fragen offen sind, also die restlichen 20%, können diese individuell beantwortet werden.
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