Prozesse automatisieren, wie geht man am besten vor?

Für die Prozessanalyse wird die eben genannte Tabelle bzw. der Zeitplan benötigt. Je nach Beurteilung der jeweiligen Aufgabe (leicht – grün, neutral – gelb, schwer – rot) werden die Felder zur Orientierung mit einer repräsentativen Farbe eingefärbt.

Die Aufgaben, die rot gefärbt bzw. schwergefallen sind, fallen entweder in die Kategorie der Delegation oder müssen automatisiert werden – sofern möglich, genau das soll abgewogen werden.

In einem Word-Dokument wird nun der IST-Zustand notiert. Das bedeutet, dass die Aufgaben und Prozesse in ihrem momentanen „Ausführ-Zustand“ in der richtigen Reihenfolge aufgeschrieben werden. Daraus können sich dann Wünsche für den SOLL-Zustand ergeben.

Der gewünschte Zustand soll überlegt und aufgeschrieben werden, z.B. Automatismen zu bauen, um den Prozess zu erleichtern und schneller zu gestalten – leider lassen sich nicht immer alle Wünsche mit Automatismen erfüllen; manch Aufgabe erfordert das händische Eingreifen.

Hilfreiche Programme, Dokumente oder auch Personen, die zum Erreichen des SOLL-Zustandes einen erheblichen Teil beitragen, werden ausfindig gemacht und ebenfalls notiert.

Nun gilt es, die genannten Akteure mit den Prozessen in Einklang zu bringen. Hierbei unterstützt ein Tool namens Integromat den Vorgang. Verschiedene Sachen (Aufgaben, Akteure, etc.), die man zunächst eintragen muss, werden miteinander verbunden und bieten eine klare Übersicht über die Arbeitsprozesse bzw. die Automatisierung.

Hinweis: Normalerweise wäre ein Entwickler dafür zuständig, doch mit dem Tool ist es für jedermann möglich.

Damit ist die „Vorbereitung“ abgeschlossen und der Automatisierungsprozess kann gestartet werden.

Tipp: Für wen und für was sich eine Automatisierung lohnt, sollte gemessen werden, bspw. wie viel Zeitersparnis man damit hat, ob gleich „mehrere Fliegen mit einer Klappe geschlagen werden“ usw.