Neben meiner Arbeit bei der Voll GmbH, wo wir Unternehmen beim digitalen Recruiting unterstützen, bin ich auch ehrenamtlich im Vorstand des Kindergartens Zwergenland aktiv. Als plötzlich die Leitungsstelle vakant wurde, standen wir vor einer Herausforderung: Wie gewinnt man qualifizierte Bewerber:innen – ganz ohne Budget, Team oder HR-Strukturen?


Statt auf externe Hilfe zu setzen, habe ich beschlossen, das Ganze selbst zu organisieren – mit den Mitteln, die ich aus dem Alltag kenne: KI, soziale Netzwerke und einen strukturierten, kreativen Prozess. In diesem Beitrag nehme ich euch mit auf diese Recruiting-Reise.

1. Ausgangssituation: Ehrenamt, kein Budget, hohe Verantwortung

Der Kindergarten Zwergenland ist eine Elterninitiative. Alle Vorstandsmitglieder engagieren sich ehrenamtlich – professionelle Strukturen oder Personalressourcen gibt es nicht. Gleichzeitig ist die Aufgabe, eine neue Leitung zu finden, mit hohen Erwartungen verbunden. Uns war schnell klar: Wir brauchen einen Weg, der effizient, kostengünstig und trotzdem zielgerichtet ist.

 

2. Stellenausschreibung mit ChatGPT: Schnell, einfach und überraschend gut

Im ersten Schritt wollte ich eine fundierte, aber einfach verständliche Stellenausschreibung erstellen. Statt lange zu recherchieren, nutzte ich ChatGPT:

Mit einem groben Prompt lieferte mir die KI eine strukturierte Gliederung. Ich ergänzte Informationen zu Anforderungen, Aufgaben, Teamgröße und Besonderheiten der Kita – die Elternbeteiligung zum Beispiel.

Nach interner Abstimmung im Vorstand passten wir den Text an und ergänzten fehlende Punkte wie die Doppelfunktion (Leitung & Gruppenarbeit). Fertig war die Anzeige – bereit für Veröffentlichung.

 

3. Erste Reichweite: Netzwerk nutzen statt bezahlen

Ich veröffentlichte die Anzeige zunächst auf meinem privaten Facebook-Profil. Zusätzlich baten wir Eltern und Erzieher:innen, sie in ihren Netzwerken weiterzuleiten. Auch in der Kita-App wurde die Stelle geteilt.

Ergebnis: Schon nach wenigen Tagen gingen erste Bewerbungen ein – rein durch organische Reichweite.

 

4. Bewerberbörse & Facebook Ads: Mehr Sichtbarkeit, gezielter Einsatz

Ein Geheimtipp: die Bewerberbörse der Bundesagentur für Arbeit. Über ein kostenfreies Portal können dort gezielt Profile angeschrieben werden. Ich meldete unsere Einrichtung an, erhielt Freigabe und schrieb passende Kandidat:innen direkt an.

Parallel startete ich eine Facebook-Werbekampagne mit nur 100 € Budget über den Facebook Business Manager. Mithilfe von ChatGPT erstellte ich eine ansprechende Anzeige samt Stock-Video (wegen Datenschutz).

 

Ergebnis nach wenigen Tagen:

  • 4 qualifizierte Bewerbungen
  • Kosten pro Bewerbung: 4,34 €

 

5. Bewerberauswahl ohne HR-Know-how – geht das?

Da ich selbst kein pädagogischer Profi bin, entwickelte ich mit den Erzieherinnen einen zweistufigen Auswahlprozess:

  • Telefoninterview mit Red-Flag-Kriterien: z. B. fehlende Leitungserfahrung oder unzureichende Qualifikation

  • Persönliches Gespräch mit situativen Fragen, basierend auf realen Kita-Erfahrungen

Mit dieser Mischung aus Bauchgefühl und klaren Vergleichskriterien konnten wir die Bewerber:innen fair einschätzen – auch ohne tiefes Fachwissen.

 

6. Fazit: Recruiting geht auch ohne Profi-Team

Was ich mitgenommen habe:

✅ Auch ehrenamtlich kann man moderne Recruiting-Prozesse abbilden

✅ ChatGPT ist ein praktisches Tool – kein Ersatz, aber eine Hilfe

✅ Netzwerke sind oft wertvoller als teure Tools

✅ Klare Struktur schlägt Bauchgefühl

Die ersten Bewerbungen sind eingegangen – der Auswahlprozess läuft. Und ich hoffe, dass andere durch diesen Einblick Mut fassen, moderne Tools auch ohne riesiges Budget zu nutzen.

 

📺 Das komplette Video zur Aktion findest du hier auf YouTube!